ما هي مهام السكرتارية التنفيذية

مهام السكرتارية التنفيذية تجعلها من الوظائف الهامة، وهذا لأنها تعتبر من الوظائف التي تتطلب امتلاك العديد من المهارات المتنوعة والتي تختص بالمجال، بالإضافة إلى أنه لا يوجد أي مؤسسة تخلو من وجود هذا النوع من الوظائف، كما أن المهام المطلوبة يمكن أن تختلف وفقًا لنوع السكرتارية، وهذا ما سنعرضه لكم من خلال موقع فكرة.

مهام السكرتارية التنفيذية

تعتبر السكرتارية هي من المهام الإدارية التي يعتمد عليها بصورة كبيرة في عدد كبير من المهام، فالمهام التي يقوم بها من يعمل في هذه الوظيفة لا يمكن التغافل عنها، والتي ترتكز في النقاط التالية:

• إعداد المراسلات المطلوبة.
• الرد على المكالمات الهاتفية وتوصيلها للجهات المعنية.
• وضع قواعد البيانات والعروض التقديمية المرتبطة بأعمال الشركة.
• تنظيم الاجتماعات وإدارة جدول المدير والمحافظة عليه ووضع جدول اجتماعات مجلس الإدارة.
• إعداد التقارير الهامة مثل الفواتير اللازمة والخطابات والمذكرات وأي نوع آخر من المستندات الهامة.
• متابعة الأعمال الإدارية مثل الاطلاع على ملف المتابعة بصورة يومية.
• القدرة على استخدام تطبيقات الحاسب الآلي بكل سهولة.
• تقديم كافة مواعيد وبيانات كل زائر للمدير.

أهم مهارات السكرتارية التنفيذية الناجحة

حتى يصبح الشخص سكرتير ناجح هناك مجموعة من المهارات التي يجب أن يمتلكها، والتي تتنوع بين مهارات اتصال ومهام أخرى تتمثل في الآتي:

• مهارات الاتصال : هي التي تساعد في التعرف إلى كافة المواعيد خلال فترة قصيرة.
• إدارة الوقت : هي من المهارات الهامة لتسهيل أداء المهمات.
• اكتساب ثقة المديرين : لأن هذه الوظيفة تجعل صاحبها يكتسب معلومات حساسة متعلقة بالشركة ومهارة اكتساب ثقة الآخرين تزيد من كفاءة الشخص.
• القيام بعدة مهمات في وقت واحد : القدرة على القيام بأكثر من مهمة في وقت واحد تعتبر من المهارات التي يجب أن يمتلكها كل شخص يعمل في السكرتارية التنفيذية.

خصائص السكرتير التنفيذي

عقب الاطلاع على مهام السكرتارية التنفيذية ينبغي أن نطلع على الخصائص التي يجب التمتع بها، وهذه الخصائص هي بضعة صفات يتسم بها السكرتير التنفيذي، والتي تكمن فيما يلي:

• الالتزام بالصدق في المعاملات.
• أن يكون صاحب سلوك جيد.
• ذكي في التعامل.
• استخدام الطرق المناسبة للتعبير عن أي موضوع والنقاش بالطريقة الصحيحة.
• التحلي بالصبر.
• القدرة على العمل تحت ضغط.
• احترام الجميع وعدم احتقار أي شخص.
• إمكانية التنقل والاستعداد للعمل في أي وقت.

الفرق بين مستويات السكرتارية

تعتبر وظيفة السكرتارية التنفيذية من الوظائف التي تعمل على تقديم الدعم بشكل رئيسي، ويتم التمييز بينها عن طريق مستويات المسؤولية التي تتعلق بأعمال الشركة، كما أن كل مستوى يكون بحاجة إلى مستوى مختلف من الخبرة عن المستوى الآخر، ونتطرق لمعرفة هذه المستويات في الآتي:

• مساعد إداري على مستوى الدخول.
• مساعد إداري.
• مساعد إداري كبير.
• السكرتير التنفيذي.
• الأمين التنفيذي الأول.
• مدير مكتب.
• مدير مكتب أول.

أهمية وجود السكرتارية في المؤسسات

في مستهل الحديث عن مهام السكرتارية التنفيذية نتحدث عن أهمية وجود هذه السكرتارية، فمع وجود التكنولوجيا الحديثة والأجهزة المتطورة أصبح عمل السكرتارية متطورة بصورة واضحة، مما زاد من أهمية وجود الوظيفة، ونستعرض هذه الأهمية في الآتي:

• التعاون مع أفراد الشركة لتقليل ضغط العمل وخاصةً على المديرين.
• تنسيق أنواع العمل بالكامل.
• طرح المعلومات اللازمة في الأوقات المناسبة لذلك.
• التأكد من سلامة طرق الاتصال بين المديرين والبيئة الأخرى.
• التحقق من صحة المستندات قبل أن تتم الموافقة عليها بصورة رسمية.

وظيفة السكرتارية التنفيذية هي من الوظائف التي لا غنى عنها، وهذا بسبب تعدد المهام التي يقوم بها الشخص المنوط إليه الوظيفة، فهي تقلل من عدة مشكلات.