توزيع المهام على فريق العمل

لا شك أن جزء مهم من وظيفة المدير أو صاحب العمل هو التأكد من أن كل فرد من أفراد الفريق يعلم دوره جيدًا ومسؤولياته من العمل مما يُساهم في تحقيق الأهداف المطلوبة للمشروع التجاري لذلك يجب على أصحاب الأعمال إدراك كيفية توزيع المهام بالطريقة الصحيحة.

توزيع المهام على فريق العمل

يمكن توزيع المهام بسهولة من خلال فهم أساسيات تعيين المهام حتى يتم اختيار الأشخاص المناسبين للوظيفة وتعيين المهام بشكلٍ مناسب، فيما يلي سوف نتناول كيفية توزيع المهام على فريق العمل:

وضع خطة

في إطار الحديث عن توزيع المهام على فريق العمل، فإن الخبراء ينصحون بتخصيص ساعة أو ساعتين في نهاية كل أسبوع يتم فيها وضع استراتيجية خاصة بالتفويض والمراجعة وطرح مجموعة من الأسئلة على الموظفين، فإن هذا يُساعد على اكتشاف أفضل طريقة لتخصيص المهام عكس ما يقوم به أصحاب العمل من سلوك غير صحيح في تفويض الأفراد الأكثر موهبة بالعمل الشاق وترك الآخرين يقومون بمهام روتينية.

توضيح الأدوار

يجب على المدير العمل على توضيح الأدوار والمسؤوليات لكل فرد في إطار إسناد العمل اللازم لكلٍ منهم ومراجعة العمل بالإضافة إلى مُطالبتهم بتحقيق الأهداف اللازمة ومن الممكن القيام بذلك عبر إعداد قائمة تتضمن جميع الأعمال التي يجب إنجازها وتعيين المهام بناءً على وظيفة كل فرد وموقعه ونقاط قوته.

مشاركة التوقعات

المدير عليه مشاركة التوقعات من كل فرد في العمل للمُساهمة في رفع مستوى التركيز والقيمة المهنية المتوقعة منه وذلك سواء كان من الإنتاج أو تقديم الخدمات أو عدد ساعات العمل.

التحلي بالمرونة

مما لا شك فيه أن وضع أفضل الخطط والاستراتيجيات والتواصل المنتظم مع الفريق لا يمنع حدوث تغيرات أو مشاكل، لذلك يجب أن يتحلى صاحب العمل وأفراد العمل بالمرونة في توزيع عبء العمل في المواقف الصعبة والحرجة و العاجلة، بالإضافة إلى أن المدير عليه الحرص على توزيع الأدوار بالتساوي قدر الإمكان والتبديل بين استراتيجيات العمل المتنوعة بهدف إكمال المشروع الزمني.

إنشاء جدول زمني

المخططات الزمنية لها دور في الحفاظ على تركيز الأشخاص وذلك مُفيد خاصةً في المهام التي ليس لها موعد نهائي أو المهام الصعبة التي سوف تواجه الكثير من التحديات، إلى جانب أن أصحاب العمل يجب عليهم إرسال ملخص بريد إلكتروني يوضح كل مرحلة من مراحل المُخطط أو الجدول الزمني للتأكد من حصول كل فرد على مهامه المفوض بها وموعدها.

متابعة المهام

يجب العلم أن المتابعة لا تدل على الإدارة التفصيلية بل هي مراقبة أداء سير العمل والتحقق من تقدمه ومنح الفرصة للموظفين بطرح الأسئلة والمناقشات التي نشأت أثناء التنفيذ.

نختم مقالنا عن توزيع المهام على فريق العمل فهي من المهام المربكة والصعبة على أصحاب العمل وتتطلب فهم الأساسيات الخاصة بتعيين المهام لاختيار أفضل الأشخاص للوظيفة بشكلٍ فعال.